Guide pour organiser un voyage au Québec

Il y a de belles destinations qu’on peut entreprendre au Québec et le choix dépendra en dernière analyse de celle qui vous tente particulièrement. Toutefois, vous devez aviser les membres du conseil d’administration (CA) de votre intention d’organiser un voyage et demander de mettre votre projet dans le tableau « Excursions et voyages à venir » sur notre site Web. Ainsi, vous n’aurez pas de surprise si des démarches sont déjà entamées pour cette même destination et/ou cette même période de l’année.

LA PRÉPARATION

Avant de partir
Pour se rendre à bon port, les préparatifs de voyage s'étalent normalement sur plusieurs mois. Voici un aperçu des tâches principales :
• Effectuer des recherches sur la destination que vous planifiez;
• Aviser le CA de votre intention d’organiser un voyage au Québec;
• Demander de mettre votre projet au tableau « Excursions et voyages à venir » et dans la section « Quoi de neuf? » de notre site Web ainsi que dans la Bouffée d’air;
• Faire une demande pour une salle auprès du(de la) secrétaire du CA afin de tenir une soirée d’information pour déterminer l’intérêt pour le voyage et discuter de la logistique du voyage;
• Rappeler qu’un voyage peut inclure les dépenses suivantes :

• le dépôt initial pour réserver l’hébergement;
• le transport;
• la location de voiture(s) sur les lieux;
• l'hébergement;
• les repas;
• les frais d’entrée aux sites ou parcs régionaux ou nationaux;
• les dépenses discrétionnaires.

• Établir la logistique quant à l'arrivée des personnes à la destination prévue;
• Établir un itinéraire ainsi que le déroulement de chacune des journées du voyage;
• Considérer la distance à parcourir pour se rendre aux différents points de départ des randonnées (distance et temps);
• Obtenir les inscriptions des personnes intéressées lors de la session d’information;
• Effectuer les réservations pour l’hébergement et ramasser le dépôt initial ou responsabiliser les personnes d’effectuer leur réservation pour l’hébergement ou demander aux personnes de trouver leur hébergement;
• Gérer les finances reliées aux réservations de l’hébergement;
• Établir la politique de remboursement (si l’argent du dépôt peut être remboursé ou non, en cas de désistement);
• Faire la reconnaissance des sentiers, si possible, pour s’assurer qu’il y ait des sentiers pour tous les niveaux de marche (les randonnées sont-elles suffisamment intéressantes pour bien satisfaire les personnes?)
• Établir un itinéraire pour les randonnées pendant le séjour;
• Planifier une journée de congé durant un long séjour puisque certaines personnes voudront se reposer ou profiter de leur séjour pour faire du tourisme;
• Tenir des sessions d’entraînement avant le départ avec votre groupe;
• Remettre aux personnes une liste des équipements nécessaires et, si possible, les cartes de trajets.

Vous devriez prendre en considération si cette activité a déjà été offerte dans le passé. Offrez-vous du déjà-vu ou de la nouveauté? Si l’activité a déjà été offerte, vous pouvez consulter les personnes qui l'ont organisée pour obtenir des conseils.

Le plus facile pour l’organisateur(trice) est clairement de s’associer à une agence de voyages offrant un forfait tout compris. Une fois les détails établis, l’organisateur(trice) entreprend donc de faire la promotion requise, assure le lien entre le Club et l’agence, donne les renseignements aux autres personnes, demeure disponible pour répondre à leurs questions et sera relativement dégagé(e) de responsabilités pendant le voyage lui-même.

Un autre type de voyage, un peu plus complexe celui-là, est d’offrir un séjour dans un lieu ou un établissement choisi au cours duquel les randonnées sont des randonnées de jour. Vous avez un « camp de base », mais  vous devrez vous rendre au point de départ spécifique de chaque randonnée. Ce type de voyage demande plus de logistique, car il y a des déplacements pour chaque randonnée. L’organisateur(trice) est responsable de la sélection des sentiers pour chaque jour de randonnée et de toute la logistique qui en découle. Le niveau de responsabilité est plus élevé que l’autre type de voyage.

Dépenses reliées à la préparation du voyage
La politique du club Oxygène stipule que, sur présentation des reçus, le Club rembourse à l’organisateur(trice) les dépenses reliées à l’organisation de chaque groupe de voyage (interurbains, photocopies, envois postaux, etc.) un montant, jusqu’à concurrence de 100 $.

Responsabilité de l’organisateur(trice) du voyage
Lors de la soirée d’information, il est important que tous les participants(es) connaissent les rôles et limites des responsabilités de l’organisateur(trice) et/ou de l’accompagnateur(trice).

Désistements
L’idéal est d’avoir une liste d’attente si le nombre de personnes intéressées à participer dépasse le nombre de places disponibles. Quand une personne se désiste, on peut consulter la liste. S’il n’y a personne sur la liste d’attente et que l’argent donné en dépôt est non remboursable, c’est généralement à la personne qui se désiste de se trouver un(e) remplaçant(e) afin de récupérer son argent. Si cette personne n’a pas trouvé de remplaçant(e), et que le dépôt est non remboursable, c’est sa responsabilité et non celle de l’organisateur(trice).

Quand il y a désistement, on doit aussi penser au covoiturage ainsi qu’au partage des repas. L’équipe dont une personne se désiste devra être avisée (par celle qui annule) et devra trouver des solutions pour la remplacer.

La taille du groupe
Pour un voyage au Québec, la taille du groupe est un facteur important. Les préoccupations quant à l’organisation du voyage et pendant le séjour sont en proportion du nombre de personnes. C’est à vous de juger du nombre approprié.

L’harmonie au sein du groupe
Une semaine de vacances en groupe demande que chaque personne y mette du sien pour assurer l’harmonie dans le groupe. Recette gagnante : que chaque personne prenne bien soin de ses propres besoins, il y a ainsi plus de chance que l'harmonie règne. Il faut insister pour que tout le monde soit à l’heure aux rendez-vous.

Une source potentielle de conflit peut être les désirs divergents des personnes. Chaque personne doit comprendre qu’en choisissant de faire un voyage avec d’autres membres du Club, elle accepte que le bon fonctionnement du groupe soit prioritaire et qu'ainsi elle doit prendre en considération les besoins des autres personnes du groupe lors de prises de décisions. Note: si une dérogation au programme est requise, c’est l'organisateur(trice) qui prendra la décision après discussion avec l’accompagnateur(trice).

Les randonnées
La sélection des randonnées débute avec l’étude des cartes de sentiers de la région choisie.
• Voulez-vous offrir des randonnées de tous les niveaux? S’il y a de nombreux(ses) participants(es), il faudra avoir des trajets pour plusieurs niveaux et, par conséquent, des chefs de file pour tous les départs. Idéalement, il ne devrait pas y avoir plus de 15 personnes par groupe.
• Chaque jour de randonnée, il faudra offrir plusieurs trajets pour accommoder tout le monde à moins que le voyage soit très ciblé pour un seul niveau. Si c’est le cas, il faut le mentionner dans le tableau « Excursions et voyages à venir » et dans la section « Quoi de neuf? » de notre site Web ainsi que dans la Bouffée d’air.
• Combien de jours ou d’heures de randonnée désirez-vous faire?
• À quelle saison pensez-vous y aller? Le climat est-il bon à cette période de l’année?
• Combien d’heures d'ensoleillement prévoit-on et est-ce approprié pour la distance à parcourir?

Hébergement et réservations
Après le choix des sentiers, l’hébergement est une des considérations les plus importantes pour le succès d’un voyage. Les lieux les plus demandés se réservent parfois très longtemps à l’avance. Ceci indique que le processus de réservation devra être entamé, dans certains cas, plusieurs mois ou même une année avant la date de l'activité.

Vous pouvez proposer un hébergement en camping, en gîte ou refuge (hébergement rustique), en couette et café ou gîte du passant, en auberge, en motel, en hôtel, en chalet, et finalement en condominium-appartement loué. Le choix de l’hébergement dépend de la clientèle à laquelle vous voulez offrir le voyage et du coût de l’ensemble du voyage. Il est important que les arrangements d’hébergement que vous choisirez soient clairement expliqués. Si les personnes s’occupent de leur hébergement, il faudra indiquer le lieu de rassemblement le matin pour le départ des randonnées.

Une fois votre choix fixé, vous devez gérer les finances reliées aux réservations. Normalement, un dépôt est exigé pour réserver et le Club vous suggère fortement d’obtenir ce dépôt à l’avance des personnes participantes. On vous recommande d’établir la politique de remboursement (si l’argent du dépôt peut être remboursé ou non, en cas de désistement) dès le début et de la communiquer aux personnes dès qu'elle est connue. Note: Si le(la) participant(e) s’occupe de son hébergement autre qu’au lieu proposé, le(la) participant(e) dégage de toute responsabilité l’organisateur(trice).

Et les repas…
Certains types d’hébergement offrent des forfaits « hébergement et repas ». Il est utile de bien planifier les repas avant le départ, qu’ils soient pris au restaurant ou préparés par les personnes. Si les repas sont pris en groupe, il est recommandé d'effectuer les réservations requises au préalable et de s’assurer que l’endroit choisi est vraiment en mesure de bien servir le groupe.

Niveau de difficulté et expérience des personnes
C’est la responsabilité de l’organisateur(trice) de bien informer les personnes du niveau de difficulté de la sortie et de s’assurer que l’expérience et la préparation des personnes conviennent au type de sortie proposé. Un essai peut être effectué dans la région, avant de quitter celle-ci, question de mieux vous renseigner quant à la préparation du groupe.

Covoiturage et retour de la randonnée
Le Club fonctionne selon le principe du covoiturage, surtout en ce qui a trait aux activités tenues hors de la région immédiate.

Si vous divisez le groupe en sous-groupes, assurez-vous de le faire avant d’être sur les lieux de la randonnée afin que le covoiturage s’organise avec des gens qui feront partie du même groupe!

Assurances
Le club Oxygène possède des assurances responsabilité civile générales pour nous protéger en cas de poursuites civiles. Chaque participant(e) DOIT AVOIR une assurance voyage et doit s'assurer de bien en connaître le contenu.

SUR LES LIEUX DE L’ACTIVITÉ

Les plans
La planification détaillée du voyage étant complétée, vous aurez maintenant à vous ajuster sur les lieux. Il ne faut pas se surprendre si tout ne va pas comme prévu. Il faut demeurer flexible et être prêt(e) à s'adapter aux imprévus qui se présentent.

Le soir précédent le départ, établissez l’horaire du lendemain. Le tout peut se discuter lors du souper ou par courriel; cela sert également de rappel à chacun(e). On en profite aussi pour discuter des changements au programme.

Le matin de départ de la randonnée, il est recommandé de regrouper toutes les personnes au moins 15 minutes avant le départ pour décrire les trajets et points de départ offerts, organiser les groupes en covoiturage et donner les instructions pertinentes pour la journée. Le trajet vers le point de départ peut se faire en convoi, on s’assure ainsi de ne perdre personne.

Météo
Naturellement, un élément important de toute randonnée est la question de la météo. Vous devrez en tenir compte et vous ajuster en conséquence.

Informer le groupe des règlements à respecter aux destinations choisies
Parfois, à certains endroits, c'est la taille du groupe qui est limitée; dans d'autres circonstances, c’est la taille des stationnements qui est limitée, etc. Essentiellement, vous devez informer les personnes des exigences du milieu pour la tenue de randonnées.

À l’écoute du groupe
En général, les personnes ne peuvent pas « performer » de façon constante jour après jour; alors il faut tenir compte de cette réalité. C'est alors qu'une stratégie de diviser le groupe selon les capacités des membres pourrait être utilisée et ainsi déterminer des parcours longs et courts, dans la même région.

Quand on organise une randonnée, on doit toujours être à l’affût de ce qui se passe autour de nous. Si on constate qu'une personne commence à être fatiguée, on suggère une pause. Même chose si une personne exprime le besoin de manger, d’enlever une couche de vêtements, etc.

Temps vs distance vs luminosité
Moyenne de rythme de marche:

• Avec sac de jour, en terrain relativement plat : 4 à 5 km/h
• En montée : 2 à 3 km/h
• En backpacking : 2 à 3 km/h
• Pauses : environ 10 minutes, à toutes les heures
• Dîner : environ 1 heure.

Premiers soins, cours disponible et trousses
Chaque participant(e) doit avoir une fiche d’urgence santé complétée en sa possession en tout temps. Vous trouverez la fiche d’urgence sur le site Web du Club sous l’onglet « Mon Compte ».

Les frais pour un cours de premiers soins pourraient être assumés par le club Oxygène, selon les règles du Club. Contactez le(la) directeur(tricer) des sorties pour plus d’information.

N’oublions pas : si une personne est gravement blessée et si elle est consciente, vous devez TOUJOURS lui demander son consentement avant de lui porter secours. Si elle est inconsciente, il en va de votre responsabilité de porter secours à cette personne. Si vous êtes en montagne ou en sentier et qu'une personne du groupe est blessée, envoyez 2 ou 3 personnes pour chercher de l’aide. Si par chance vous avez un cellulaire et que vous pouvez vous raccorder au réseau téléphonique du milieu, selon la situation, n'hésitez pas à l'utiliser.

AU RETOUR À LA MAISON

Faire le bilan
Quand vous serez de retour de votre voyage, prenez un peu de temps pour réfléchir à votre expérience et prendre note de vos succès et également des points que vous souhaiteriez améliorer à l’avenir.

Conclusion
L’habileté à préparer un voyage s’acquiert avec l’expérience. Nous espérons que ce document vous sera utile lors de la préparation de vos futurs voyages. C’est un bon outil de référence auquel vous pourrez ajouter vos notes ou vos variantes. Nous vous invitons fortement à nous communiquer vos suggestions de modifications ou d'ajouts. Cela ne peut que servir à tout nouveau bénévole qui déciderait de devenir organisateur(trice) de voyages pour le club Oxygène.

Nous vous souhaitons « bon succès » avec les activités que vous organiserez et sommes très intéressés(es) à apprendre de vos initiatives de randonnées pédestres et à suivre votre développement comme organisateur(trice) d’Oxygène.

MODIFICATION: novembre 2020