Règlements généraux

Adoptés lors de l’assemblée générale annuelle
des membres d’Oxygène tenue le mardi 9 novembre 2021

Dans les présents règlements :

  • l’emploi du verbe au présent inclut le futur;
  • le singulier comprend le pluriel et vice-versa;
  • lorsque les mots « doit » et « sera » sont utilisés, l’obligation est absolue, le mot « peut » conserve un sens facultatif.

Dispositions générales

Article 1 – Définitions

Pour l’interprétation des présents règlements, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots ou les expressions qui suivent ont le sens et la signification qui leur sont attribués dans le présent article :

  • Club: désigne Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais.
  • Membre: désigne une personne qui a payé sa cotisation au Club et qui a le droit d’être convoquée à une assemblée générale des membres. Le membre de moins de 18 ans n’a pas droit de vote.
  • Assemblée générale: désigne toute assemblée à laquelle tous les membres du Club ont été convoqués conformément aux présents règlements.
  • Conseil d’administration: désigne les administrateurs (administratrices) en fonction, qui ont été élus (élues) par l’assemblée générale ou qui ont été dûment nommés (nommées).

Article 2 – Siège social

Le siège social est établi à l’endroit désigné par le conseil d’administration dans la ville de Gatineau.

Article 3 – But du Club

Les buts du Club sont les suivants :

Regrouper des personnes qui désirent s’offrir une bouffée d’air pur, de randonnée pédestre, de nature, de santé, d’aventures et d’amitié. Le Club est dirigé par ses membres bénévoles.

Article 4 – Autorité

Les affaires du Club sont gérées par le conseil d’administration.

Membres

Article 5 – Adhésion

Toute personne peut devenir membre du Club. Le membre de moins de 18 ans doit obligatoirement être accompagné par un membre de 18 ans ou plus.

Article 6 – Procédure d’adhésion

Pour devenir membre du Club, toute personne âgée de 18 ans ou plus doit payer une cotisation annuelle dont le taux et les modalités de paiement sont déterminés par le conseil d’administration. La cotisation est gratuite pour toute personne de moins de 18 ans. Le membre qui cesse de faire partie du Club n’a droit à aucun remboursement.

Article 7 – Suspension et expulsion

Tout membre dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles au Club peut être suspendu ou expulsé par le conseil d’administration. Un avis écrit à cet effet doit lui être adressé. Il a cependant le droit d’être entendu par le conseil d’administration dans les trente (30) jours qui suivent l’envoi de l’avis écrit. Après ce délai, la décision est irrévocable.

Assemblée générale annuelle

Article 8 – Composition

Les membres majeurs (âgés de 18 ans ou plus) du Club constituent l’assemblée générale.

Article 9 – Attributions

L’assemblée générale a le pouvoir de :

  • adopter ou rejeter les propositions d’amendement aux règlements généraux;
  • élire les membres du conseil d’administration;
  • pourvoir par élection les postes du conseil d’administration vacants ou devenus vacants au moment d’une assemblée générale, et ce, pour le reste du mandat dont la durée est précisée à l’article des présents règlements généraux;
  • adopter ou rejeter le choix de l’institution financière;
  • nommer la personne qui fait la vérification des livres et pièces comptables du Club;
  • adopter ou rejeter les rapports financiers;
  • adopter ou rejeter les rapports annuels.

Article 10 – Avis de convocation

L’assemblée générale est convoquée par le (la) secrétaire uniquement au moyen d’un avis écrit envoyé à chaque membre en indiquant la date, l’heure, l’endroit et les sujets à l’ordre du jour.

Article 11 – Délai de convocation

L’avis de convocation de toute assemblée générale annuelle doit être expédié aux membres au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée.

Article 12 – Date

Les membres se réunissent en assemblée générale au moins une fois l’an, aux lieu, date et heure déterminés par le conseil d’administration, et ce, dans les 90 jours suivant la fin de l’année financière.

Article 13 – Quorum

Le quorum est constitué des membres présents.

Assemblée générale extraordinaire

Article 14 – Généralités

Une assemblée extraordinaire peut être convoquée dès qu’une question émergente est importante au point que les membres doivent en discuter officiellement, ou dans les cas où la loi exige qu’une décision soit prise à une telle assemblée plutôt qu’à une assemblée générale annuelle.

Lors de toute assemblée générale extraordinaire, les membres ne discutent que des sujets inscrits sur l’avis de convocation.

Article 15 – Composition

L’article 8 s’applique mutatis mutandis.

Article 16 – Quorum

L’article 13 s’applique mutatis mutandis.

Article 17 – Assemblée générale extraordinaire convoquée à la discrétion du conseil d’administration

Les administrateurs (administratrices) peuvent, en tout temps, à leur discrétion, convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres du Club pour l’expédition de toute affaire.

La convocation à toute assemblée générale extraordinaire de ce type se fera uniquement au moyen d’un avis écrit envoyé à chaque membre, avis dans lequel la date, l’heure, l’endroit, la nature extraordinaire de l’assemblée et les sujets à l’ordre du jour de cette assemblée seront précisés.

L’avis de convocation sera expédié au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée.

Article 18 – Assemblée générale extraordinaire demandée par les membres

Sur réception par le (la) secrétaire du conseil d’administration d’une demande par écrit, signée par au moins un dixième des membres, indiquant les sujets de l’assemblée projetée, les administrateurs (administratrices) ou ceux (celles) qui restent devront immédiatement convoquer une assemblée générale extraordinaire du Club pour l’expédition des sujets mentionnés dans la demande.

Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les 21 jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été reçue, tous membres, signataires de la demande ou non, représentant au moins un dixième des membres du Club, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale extraordinaire.

La convocation à cette assemblée extraordinaire se fera uniquement au moyen d’un avis écrit envoyé à chaque membre, avis dans lequel la date, l’heure, l’endroit, la nature extraordinaire de l’assemblée et les sujets à l’ordre du jour de cette assemblée seront précisés.

Conseil d’administration

Article 19 – Éligibilité

Tout membre majeur (âgé de 18 ans ou plus) est éligible au conseil d’administration du Club. Tout membre qui souhaite poser sa candidature à un poste vacant du conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle du Club devra avoir exprimé son intérêt par écrit au (à la) secrétaire du Club ou, advenant l’incapacité de cette personne, à un autre membre désigné du conseil d’administration au moins quinze (15) jours avant la date de l’assemblée générale. Si le nombre de candidats (candidates) est insuffisant pour combler le nombre de postes vacants, des candidatures supplémentaires sont acceptées le jour de l’assemblée annuelle.

Article 20 – Composition

À moins qu’il n’y ait des postes vacants, les affaires du Club sont administrées par un conseil d’administration composé de cinq (5) administrateurs (administratrices), soit un président (une présidente), un (une) secrétaire, un trésorier (une trésorière), un directeur (une directrice) des sorties et un directeur (une directrice) du marketing.

Article 21 – Mode d’élection

L’assemblée générale nomme un président (une présidente) et un (une) secrétaire d’élection. Les procédures d’élection sont établies par le président (la présidente) d’élection et acceptées par l’assemblée. On procède alors à l’élection des membres du conseil d’administration du Club.

Article 22 – Durée du mandat

Pour assurer une alternance au sein du conseil d’administration, les années impaires, seront en élection, pour un mandat de deux (2) ans, le président (la présidente), le trésorier (la trésorière) et le directeur (la directrice) des sorties. Les années paires seront en élection pour un mandat de deux (2) ans, le (la) secrétaire et le directeur (la directrice) du marketing.

Article 23 – Attributions

Le conseil d’administration exerce les pouvoirs suivants :

  • administrer les affaires du Club;
  • exécuter les décisions de l’assemblée générale sur les objets qui la concernent;
  • présenter tout projet d’amendement aux présents règlements à l’assemblée générale;
  • s’il survient des vacances dans le conseil d’administration, y pourvoir, en nommant aux places vacantes, pour le reste du terme, des personnes possédant les qualités requises;
  • convoquer, en tout temps, à leur discrétion, une assemblée générale extraordinaire des membres du Club pour l’expédition de toute affaire;
  • déterminer les conditions d’adhésion des membres comme prévu à l’article 6 des présents règlements;
  • préparer les prévisions budgétaires annuelles et veiller à la bonne marche des finances;
  • exercer tout autre pouvoir prévu par les présents règlements;
  • prendre toute décision qu’il juge nécessaire pour permettre au Club d’atteindre ses buts;
  • voir au bon fonctionnement du Club.

Article 24 – Fréquence des réunions

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire.

Article 25 – Quorum

Au moins trois (3) administrateurs (administratrices) en fonction doivent être présents (présentes) lors d’une réunion du conseil d’administration pour pouvoir valablement délibérer.

Article 26 – Responsabilité

Président / Présidente

Le président (la présidente) dirige les délibérations, maintient l’ordre et le décorum, reçoit les propositions et les soumet à l’assemblée, se prononce sur les questions de procédure; il (elle) appelle le vote et en proclame le résultat, signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des séances antérieures approuvés par l’assemblée. Il (elle) a droit de vote en tout temps en plus d’un droit de vote prépondérant en cas d’égalité des voix. Il (elle) remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il (elle) exerce tous les devoirs qui pourraient, de temps à autre, lui être attribués. Il (elle) est le représentant officiel (la représentante officielle) d’Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais.

Secrétaire

Le (la) secrétaire rédige l’ordre du jour et le procès-verbal des séances et tout autre document dont la responsabilité de la rédaction lui est assignée. Il (elle) communique aux membres les informations et les documents qui les concernent.

Trésorier (trésorière)

Le trésorier (la trésorière) compile les données des revenus d’inscriptions et des dépenses. Selon une fréquence établie préalablement par le conseil d’administration, il (elle) présente les états financiers aux réunions de ce dernier. Il (elle) prépare le budget annuel. À la fin de l’année financière, il (elle) prépare les fichiers comptables pour la vérification annuelle des pièces justificatives.

Directeur (directrice) des sorties

Le directeur (la directrice) des sorties s’occupe du recrutement des organisateurs (organisatrices) de randonnées auprès des membres. Il (elle) maintient à jour la bibliothèque (cartes, informations de voyages, etc.). Il (elle) coordonne la préparation du calendrier électronique des sorties.

Directeur (directrice) du marketing

Le directeur (la directrice) du marketing rédige des communiqués de presse pour les médias. Il (elle) fait la promotion du Club. Il (elle) anime, à l’occasion, des événements. Il (elle) sollicite des dons auprès de partenaires et crée des liens avec la Ville de Gatineau, des entreprises, des commerçants, des organismes de plein air et d’autres types d’organismes dans le but d’augmenter la visibilité du Club.

Dispositions financières et légales

Article 27 – Exercice financier

L’exercice financier débute le premier (1er) septembre et se termine le trente-et-un (31) août.

Article 28 – Effets bancaires

Les effets bancaires seront tirés, acceptés ou endossés par deux (2) des quatre (4) personnes dûment autorisées par résolution du conseil d’administration.

Article 29 – Institution financière

Le conseil d’administration propose à l’assemblée générale le choix de l’institution financière avec laquelle le Club fera affaire.

Article 30 – Vérification des livres comptables

L’assemblée générale choisit chaque année la personne qui fait la vérification des livres et des pièces comptables du Club.

Aucun administrateur (aucune administratrice) ne peut être nommé (nommée) vérificateur (vérificatrice) du Club.

Les administrateurs (administratrices) peuvent remplir toute vacance dans la charge de vérificateur (vérificatrice).

Article 31 – Comptabilisation

Le Club doit posséder des livres comptables ou des fichiers comptables dans lesquels il sera possible de retrouver le relevé de toutes les transactions.

Article 32 – Sanction et amendements

Tout projet d’amendement aux présents règlements doit être déposé par écrit au conseil d’administration au moins trente (30) jours avant la date d’une assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration devra présenter les propositions d’amendement à l’assemblée générale. Le conseil d’administration aura toutefois le pouvoir de proposer des modifications à ces propositions, lesquelles seront également présentées à l’assemblée générale. S’il y a lieu, le (la) secrétaire doit expédier à tous les membres, un avis des propositions d’amendement au moins dix (10) jours avant la tenue d’une assemblée générale annuelle dûment convoquée dans le but d’adopter ou de rejeter des projets d’amendement aux règlements généraux.

Tout projet d’amendement est considéré comme accepté et il entre en vigueur si 50 % + 1 du nombre des membres présents à une assemblée générale l’approuvent lors d’un vote pris sur la question.

Article 33 – Entrée en vigueur

Les présents règlements entrent en vigueur dès l’instant de leur adoption.

Article 34 – Dissolution

En cas de dissolution, le Club remettra ses biens à un organisme exerçant des activités analogues.

Dispositions diverses

Article 35 – Confidentialité de l’information sur les membres

La liste des membres d’Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais demeure en tout temps la propriété du Club et ne peut être vendue, donnée ou utilisée, et ce, afin d’éviter que les membres du Club ne subissent des sollicitations politiques, commerciales ou autres provenant de tiers.